Вход в систему
Главная / Центр поддержки / Настройки / Загрузка справочников из MS Excel

Загрузка справочников из MS Excel

Общая информация 

Модуль загрузки справочников из MS Excel предоставляет две возможности:

  • - Первоначальная загрузка информации в справочники.
  • - Групповое редактирование справочников. Например, изменение цен услуг и товаров

Загрузить из MS Excel можно следующие справочники:

  • - Справочник «Услуги»
  • - Справочник «Товары»
  • - Справочник «Клиенты»
  • - Справочник «Сотрудники»
  • - Справочник «Контрагенты»

Модуль загрузки данных расположен в разделе «Настройки - Загрузка из Excel». Интерфейс модуля загрузки::

Загрузка данных 

Загрузка справочника производится в 4 этапа:

  1. Выбрите загружаемый справочник из выпадающего списка
  2. Скачайте шаблон загружаемого справочника, нажав на ссылку «Скачать шаблон»
  3. На основании загруженного шаблона подготовьте файл для загрузки (описание шаблона для каждого справочника приведено ниже)
  4. Загрузите файл в систему. Для этого нажмите кнопку «Загрузить файл», выберите  на компьютере файл, подготовленный для загрузки, и кликните по ссылке «Импортировать данные из файла»

По результатам загрузки данных будет сформирован отчет с информацией о количестве созданных (отредактированных) объектов и количестве ошибок.

Описание шаблона справочника «Услуги»

Пример шаблона файла загрузки справочника «Услуги» - ШаблонУслуги.xls

Файл шаблона загрузки справочника «Услуги» содержит 2 листа.

На первом листе «Услуги» задаются параметры услуг.

На втором листе («Мастера») для каждой услуги можно задать мастеров, которые оказывают услугу. Второй лист можно не заполнять (в этом случае при загрузке услуг, мастера, оказывающие услуги заданы не будут)

Каждая строка листа «Услуги» соответствует одной услуге.

Данные об услугах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка)

Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.

Перед загрузкой справочника «Услуги» нужно сделать следующие подготовительные действия:

  • Создать перечень категорий услуг в справочнике «Услуги» (к созданным категориям будут привязываться загружаемые из MS Excel услуги)
  • Заполнить справочник единиц измерения (он находится в разделе «Склад» на вкладке справочники).
  • Заполнить справочник сотрудников (в случае если информация о сотрудниках, которые оказывают услуги, будет загружаться из файла MS Excel)

Таблица листа «Услуги» содержит следующие столбцы:

  • «» - уникальный номер (ID) услуги в системе. Поле не является обязательным для заполнения. Если ID услуги  указан, при загрузке не будет создана новая услуга, а будет отредактирована информация о существующей услуге.
  • «Наименование» - наименование услуги. Поле является обязательным для заполнения. 
  • «Категория» - наименование категории услуг, к которой нужно отнести создаваемую (или редактируемую) услугу. Поле является обязательным для заполнения.
  • «Цена» - цена услуги. Поле является обязательным для заполнения.
  • «Единица измерения»  - полное наименование единицы измерения из справочника «Единицы измерения». Поле является обязательным для заполнения.
  • «Продолжительность» - продолжительность услуги в формате «ЧЧ:ММ» (например «00:40» - 40 минут, «02:00» - 2 часа, «02:30» - 3 часа 30 мин и т.д.). Поле является обязательным для заполнения.
  • «Использовать для онлайн-записи» -  возможность записи на услугу через интернет. Поле является обязательным для заполнения и может содержать одно из значений: да - клиенты смогут записаться на данную услугу онлайн; нет - услуга не доступна для онлайн-записи.

Второй лист шаблона файла загрузки («Мастера») предназначен для определения перечня мастеров, которые оказывают услуги, перечисленные на листе «Услуги».

Лист «Мастера» не является обязательным для заполнения.

Лист «Мастера» содержит следующие столбцы:

«ID Мастера» - уникальный номер (ID) мастера в системе. Поле, необязательное для заполнения.

«Имя», «Фамилия», «Отчество» мастера. Обязательно должно быть заполнено по крайней мере одно из трех полей.

«ID Услуги» - уникальный номер (ID) услуги в системе. Поле, необязательное для заполнения.

«Услуга» - наименование услуги. В случае, если заполнено поле «ID Услуги», поле «Услуга» можно не заполнять.

В случае, если услугу оказывают несколько мастеров, в таблице должно быть столько строк, посвященных этой услуге, сколько мастеров ее оказывают.

Например. Если услугу «Стрижка» оказывают 3 мастера, заполненный лист «Мастера» может выглядеть следующим образом:

2

В случае, если в процессе загрузки редактируются объекты, помеченные на удаление, пометка удаления с таких объектов снимается.

Описание шаблона справочника «Клиенты»

Пример шаблона файла загрузки справочника «Клиенты» - ШаблонКлиенты.xls

Файл шаблона загрузки справочника «Клиенты» включает 2 листа.

Первый лист «Клиенты» содержит информацию о клиентах салона.

На втором листе («Категории») клиентов можно отнести к определенным категориям. Например, «постоянный клиент», «черный список» или «VIP клиент». Второй лист можно не заполнять (в этом случае клиенты не будут отнесены к каким-либо категориям)

Каждая строка листа «Клиенты» соответствует одному клиенту.

Данные о клиентах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка).

Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.

Перед загрузкой справочника «Клиенты» необходимо создать перечень категорий клиентов  в Арнике в справочнике «Категории клиентов» раздела «Продажи» (к созданным категориям будут отнесены загружаемые из MS Excel клиенты).

Таблица листа «Клиенты» содержит следующие столбцы:

  • «» - уникальный номер (ID) клиента в системе. Поле не является обязательным для заполнения. Если ID клиента указан, при загрузке не будет создан новый клиент, а будет отредактирована информация о существующем клиенте.
  • «Фамилия», «Имя», «Отчество» клиента – обязательным является заполнение по крайней мере одного из трех полей.

Если ID клиента не указан, но в базе уже существует клиент с такими же как в загружаемом файле фамилией, именем и отчеством – новый клиент при загрузке создан не будет, а будет отредактирован существующий.

  • «Телефон» - основной сотовый телефон клиента. Поле не является обязательным для заполнения (информация из этого поля используется в модуле sms-рассылок). Телефон должен содержать 10 символов (чисел). Символы в телефоне могут быть разделены пробелами или дефисами. Перед десятью символами сотового телефона могут быть указаны символы «8» или «+7».
  • «Дополнительный телефон» клиента - поле не является обязательным для заполнения. Дополнительный телефон может быть указан в любом формате, можно перечислить через запятую несколько телефонов
  • «Баланс» - текущий баланс на счете клиента. Баланс исчисляется в рублях. Поле может содержать как положительное, так и отрицательное значение.
  • «Сумма продаж» - общая сумма покупок клиента в салоне. Сумма продаж исчисляется в рублях. При отсутствии покупок, введите в поле 0.
  • «Визитов» - количество визитов клиента в салон. Если визитов не было, введите в поле 0.
  • «Скидка» - размер действующей скидки клиента. Скидка исчисляется в %. Если клиенту не предоставлена скидка, введите в поле 0.
  • «E-mail» клиента - поле не является обязательным для заполнения. Поле должно содержать значение в формате «xxx@xxx.xx» 
  • «Пол» клиентаполе не является обязательным для заполнения. В поле «Пол» можно указать одно из 2 значений – «Муж» или «Жен».
  • «Разрешить SMS» - возможность отправки SMS-сообщений клиенту. Если клиент дал согласие на получение таких сообщений, введите в поле «да». Иначе введите «нет» (в этом случае клиент не будет получать сообщения).
  • «День рождения» клиента - поле не является обязательным для заполнения. Значение поля должно соответствовать одному из  2 форматов – «ДД.ММ» - для указания даты рождения без года рождения или «ДД.ММ.ГГГГ» - для указания даты рождения с годом рождения.
  • «№ Карты» - номер дисконтной карты клиента. Данное поле не является обязательным для заполнения. 
  • Адрес клиента (поля «Город», «Улица», «Дом», «Квартира») – все поля являются необязательными для заполнения.
  • «Контрагент» - наименование контрагента, если клиент является его представителем. Поле не является обязательным для заполнения.
  • «Тип» - тип клиента. Введите один из вариантов: новые, потенциальные, остальные. Поле не является обязательным для заполнения.
  • «Дата последнего визита» - дата последнего визита клиента в салон. Указывается в формате «ГГГГ.ММ.ДД». Поле не является обязательным для заполнения.
  • «Комментарий» - дополнительная информация о клиенте. Поле не является обязательным для заполнения.

Второй лист шаблона файла загрузки («Категории») позволяет отнести клиентов к определенным категориям. Данный лист не является обязательным для заполнения.

Лист «Категории» содержит следующие столбцы:

  • «ID Категории» - уникальный номер (ID) категории клиентов в системе. Поле, необязательное для заполнения.
  • «Категория» - наименование категории клиентов. В случае, если заполнено поле «ID Категории», поле «Категория» можно не заполнять.
  • «ID Клиента» - уникальный номер (ID) клиента в системе. Поле, необязательное для заполнения.
  • «Имя», «Фамилия», «Отчество» клиента. Должно быть заполнено по крайней мере одно из трех полей. В случае, если заполнено поле «ID Клиента», данные поля можно не заполнять.
  • «Телефон» - основной сотовый телефон клиента. Поле не является обязательным для заполнения (информация из этого поля используется в модуле sms-рассылок). Телефон должен содержать 10 символов (чисел). Символы в телефоне могут быть разделены пробелами или дефисами. Перед десятью символами сотового телефона могут быть указаны символы «8» или «+7».
  • «Дополнительный телефон» клиента - поле не является обязательным для заполнения. Дополнительный телефон может быть указан в любом формате, можно перечислить через запятую несколько телефонов.

В случае, если клиент относится к нескольким категориям, в таблице должно быть столько строк по этому клиенту, в сколько категорий он входит. Например:

Присвоение категории клиенту

Описание шаблона справочника "Товары"

Пример шаблона файла загрузки справочника «Товары» - ШаблонТовары.xls

Каждая строка файла для загрузки справочника «Товары» соответствует одному товару.

Данные о товарах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка)

Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.

Перед загрузкой справочника «Товары» нужно сделать следующие подготовительные действия:

  • Создать перечень категорий товаров в справочнике «Товары» (к созданным категориям будут привязываться загружаемые из MS Excel товары)
  • Заполнить справочник единиц измерения (он находится в разделе «Склад» на вкладке справочники).

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

  • «» - уникальный номер (ID) товара в системе. Поле не является обязательным для заполнения. Если ID товара указан, при загрузке не будет создан новый товар, а будет отредактирована информация о существующем товаре.
  • "Наименование" - наименование товара. Поле является обязательным для заполнения. 
  • «Категория» - наименование категории товаров, к которой нужно отнести создаваемый (или редактируемый) товар. Поле является обязательным для заполнения.
  • «Цена» - цена продажи товара. Поле является обязательным для заполнения.
  • «Ед. измерения (продажа)»  - полное наименование единицы измерения товара для продажи из справочника «Единицы измерения». Поле является обязательным для заполнения.
  • «Ед.изм. (списание)» - полное наименование единицы измерения товара для списания из справочника «Единицы измерения». Поле не является обязательным для заполнения.
  • «1 ед.изм. д/п = ед.изм. д/с» - соотношение между единицами измерения для продажи и списания. Например, "1 штука" = "200 миллилитров". Поле является обязательным для заполнения, если указаны обе единицы измерения.
  • «Единица измерения»  - полное наименование единицы измерения из справочника «Единицы измерения». Поле является обязательным для заполнения.
  • "Артикул" - артикул товара. Поле не является обязательным для заполнения
  • "Комментарий" - любое текстовое примечание о товаре. Поле не является обязательным для заполнения

Описание шаблона справочника "Сотрудники"

Пример шаблона файла загрузки справочника «Сотрудники» - ШаблонСотрудники.xls

Каждая строка файла для загрузки справочника «Сотрудники» соответствует одному работнику.

Данные о сотрудниках должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка).

Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.

Перед загрузкой справочника «Сотрудники» необходимо создать перечень должностей в справочнике «Должности» раздела «Сотрудники» системы.

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

  • «№» - уникальный номер (ID) сотрудника в системе. Поле, необязательное для заполнения.
  • «Имя», «Фамилия», «Отчество» сотрудника. Обязательно должно быть заполнено по крайней мере одно из трех полей.
  • «Должность» - наименование должности сотрудника в точном соответствии со справочником «Должности».
  • «Телефон» – номер контактного телефона сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения.
  • «E-mail» – адрес электронной почты сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения.
  • «День рождения» – дата рождения сотрудника в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Поле не является обязательным для заполнения.
  • «Паспорт» - в соответствующих полях необходимо ввести серию, номер, дату и место выдачи паспорта сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения.
  • «ИНН» - номер ИНН сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения.
  • «Комментарий» - дополнительная информация о сотруднике. Поле не является обязательным для заполнения.

Описание шаблона справочника "Контрагенты"

Пример шаблона файла загрузки справочника «Контрагенты» - ШаблонКонтрагенты.xls

Каждая строка файла для загрузки справочника «Контрагенты» соответствует одному юридическому лицу.

Данные о контрагентах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка).

Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

  • «№» - уникальный номер (ID) контрагента в системе. Поле, необязательное для заполнения.
  • «Наименование» – наименование юридического лица. Поле, обязательное для заполнения.
  • «ИНН» и «КПП» контрагента. Информация из этих полей будет использоваться при печати документов, например, расходных накладных.
  • «Адрес» – адрес контрагента, который будет использоваться при печати документов.
  • «Телефон» – контактный телефон контрагента.
  • «E-mail» – контактный e-mail контрагента.
  • «Контактное лицо» – ФИО контактного лица контрагента.
  • «Комментарий» – дополнительная информация о контрагенте.

Пройдите обучающий семинар по работе в Арнике

Копысова Ирина

Руководитель отдела по работе с клиентами
«

Наш опыт показывает, что ответы на любые вопросы проще всего получить в ходе обучающего семинара с менеджером.

Просто напишите мне на адрес kia@arnica.pro и мы свяжемся с вами по телефону или скайпу, для того чтобы рассказать о возможностях системы и ответить на Ваши вопросы. Семинар проводится бесплатно и занимает, как правило 30-40 минут »

Остались вопросы?

Наша служба поддержки поможет Вам!

Бесплатный звонок по России

8-800-333-06-53

E-mail: support@arnica.pro

Ежедневно
с 07:00 до 16:00

По московскому времени

(суббота - выходной день)

Персональный менеджер

Вы можете задать вопрос вашему персональному менеджеру. Его контакты указаны в вашем аккаунте в разделе «Тех. поддержка»